Escritório Contábil Bandeirantes

CARREIRA - Quer ser mais eficiente? 10 dicas para entregar mais e melhor

Sempre que o ano está acabando, ou simplesmente quando queremos iniciar um novo ciclo, é comum pensarmos no que conquistamos, no que perdemos, no que foi feito, no que não foi… no que poderia ter sido melhor.

Uma coisa é certa: alcançar metas, dar passos em direção ao desenvolvimento que se quer ou a algum objetivo, enquanto equilibra responsabilidades básicas, exige certa eficiência, o que tem muito a ver com os próprios hábitos. É sim possível entregar mais apenas mudando alguns hábitos diários, e é esse o foco do vídeo abaixo.

#1 Desenvolva o locus interno de controle

O modo como você reage aos acontecimentos da sua vida, sejam eles bons ou ruins, é um conceito conhecido como locus de controle, que pode ser interno ou externo.

Quem tem um locus externo de controle busca do lado de fora as justificativas para o que aconteceu: não são suas ações, mas sorte, azar, imprevistos ou coincidências, que deram resultados não favoráveis. Por exemplo: “Me atrasei por causa do trânsito.” “Não fiz por que não sabia.”

Quem tem um locus interno de controle faz o oposto, puxa para si a responsabilidade: o que acontece de bom é ligado ao seu esforço, a sua competência. E se algo não está funcionando, não se trata de esperar para ver, mas agir para resolver.

Quando você está tentando entregar mais, é importante manter essa mentalidade de locus interno em mente, principalmente porque ela te dá controle. Se você é responsável pelo que acontece, pode mudar o efeito das coisas. É disso que você precisa para criar hábitos novos. Um bom passo é começar a assumir os seus erros, deslizes e atrasos, por exemplo.

E aí depois é só pensar que hábito criar para evitar tais comportamentos negativos? Ou incentivar práticas positivas? Acordar mais cedo? Ficar mais atento? Deixar as coisas arrumadas na noite anterior? Provavelmente, existem inúmeras pequenas ações que você pode fazer.

#2: Faça pelo menos o mínimo

Para criar um novo hábito mais produtivo, você precisa primeiro simplificar o comportamento que quer praticar. Deixe-o pequeno, até ridículo. Um comportamento bom e pequeno é fácil – e rápido – de adotar.

Com relação a isso, existe uma filosofia japonesa chamada “kaizen”. Em japonês, kaizen quer dizer melhoria contínua. Diz respeito ao aprimoramento constante, é uma filosofia que incentiva melhorias diárias rumo a objetivos de longo prazo, mesmo que sejam de apenas 1%. Consistência – e não grandiosidade – é a palavra-chave aqui.

É muito mais fácil você começar com conquistas atingíveis do que mudar sua forma de trabalhar radicalmente. Assim, você estará motivado a melhorar como puder naquele momento. É bem menos intimidante e mais administrável.

Um pequeno exemplo: quer aprender outra língua? Foque em aprender um pouco sobre ela todos os dias, não em ser fluente em um mês. No começo, é natural que não se veja diferenças e até que sinta que isso tudo é perda de tempo. Porém, em algum momento as melhorias vão começar a aparecer e até mesmo a se acumular. E quando você menos esperar, em semanas, meses ou anos, notará seus efeitos.

#3: Trace um plano

Cumprir uma tarefa, ou alcançar um objetivo, fica muito mais fácil com um plano em mãos. Para começar, indicamos o método 5w2h de criar plano de ação.

Para executar mais, os conselhos mais antigos também valem: marque as datas no calendário, escreva os passos que precisa tomar (e quando) para conquistar seu objetivo e entre no nível de detalhes que for conveniente para sua tarefa ou meta.

Vale utilizar aplicativos, o bloco de notas e o próprio calendário do Google, que são excelentes ferramentas. Também existem vários outros aplicativos como o Todoist, o Remember the Milk, o Trello. São aplicativos que te auxiliarão a:

• - anotar e organizar as tarefas no momento em que elas surgirem na sua mente,
• - lembrar de prazos com lembretes e datas de vencimento,
• - desenvolver hábitos duradouros com datas de vencimento recorrentes como “toda segunda-feira”.
• - colaborar em projetos ao delegar tarefas para outros.
• - priorizar suas tarefas usando níveis de prioridades.
• - acompanhar seu progresso com as tendências de produtividade.

Pessoas produtivas possuem o hábito de encerrar cada dia se preparando para o próximo. Essa prática ajuda em duas coisas: a solidificar o que conquistou hoje e garantir que amanhã será um dia produtivo. Só é preciso alguns minutos e é um ótimo jeito de encerrar seu dia de trabalho.

#4: Cuidado ao ser multitasking

Por mais que as novas gerações sejam conhecidas por serem capazes de executar muitas tarefas ao mesmo tempo, nem sempre isso é uma boa ideia. Tentar fazer mais de uma coisa de cada vez diminui sua produtividade. O cérebro humano não é projetado para ser multitarefa, ele precisa desacelerar enquanto alterna, e isso o torna menos eficiente.

Ou seja, na prática, você está essencialmente mudando entre duas tarefas sem se concentrar em nenhuma delas. Por isso, elas não serão cumpridas com atenção e o máximo da sua capacidade. Concentrar-se em uma coisa de cada vez pode ser uma alternativa, você se torna mais eficaz, assim, você entregará melhores resultados e as chances de haver erros ou de você precisar fazer alterações no projeto será bem menor.

#5: Abra menos o seu e-mail 

Tente definir horários predeterminados para verificar seu e-mail, como uma vez pela manhã, uma à tarde e outra à noite. Não cheque as novas mensagens até que você tenha concluído a sua tarefa mais importante do dia. Dessa forma, mesmo que o e-mail distraia, você realizou o que precisa.

#6: Procure esclarecimentos sobre as suas entregas

Você é encarregado de uma grande tarefa. É uma ótima oportunidade de mostrar suas habilidades, claro. Mas depois de começar, você percebe que não sabe exatamente como deve ficar o produto final.

O que você faz? Evita buscar esclarecimento? Continua e diz a si mesmo que consegue descobrir sozinho? Bem, devo te dizer que isso é um grande desperdício de tempo.

Se tiver dúvidas ou não tiver certeza de como proceder com uma tarefa, vá atrás de obter as informações necessárias – o quanto antes – para ser produtivo e eficaz.

O mesmo vale para objetivos pessoais. Tem algum passo te travando em algum objetivo porque você não sabe fazê-lo? Vá atrás de informações ou pessoas que possam te ajudar.

#7: Faça pausas saudáveis

Lanches no meio das suas tarefas para descansar e recuperar as energias até são justos e bem-vindos, mas comer sem prestar atenção não é saudável, especialmente se você não é cuidadoso com o tipo de comida, e acaba consumindo muito café ou refrigerante, por exemplo.

Se você precisar de uma pausa para limpar a cabeça, tente dar um passeio rápido pelo escritório ou pela sua casa. É mais saudável e pode dar um impulso para sua mente se concentrar mais facilmente.

#8: Não ignore seu cansaço mental

Trabalhar muito provoca um cansaço que dificulta a concentração. Isso porque, entre outros motivos, se você está constantemente exausto, fica mais propício à distração e provavelmente terá mais dificuldade em se concentrar.

Se você não estiver preparado, mentalmente, para fazer um bom trabalho, grandes chances de não ser bem-sucedido na tarefa. Faça um favor a si mesmo e torne o sono uma prioridade. O tempo que você gasta descansando vai recompensar quando você estiver acordado e pronto para enfrentar o mundo.

#9: Tenha metas claras para se motivar

Reforçando a ideia de visualizar onde se quer chegar, já que ela é muito importante.

Se você não tem um plano geral e metas sólidas, pode acabar perdendo sua energia em diversos focos. Para ser bem-sucedido, precisa manter sua motivação e ter uma ideia clara do que espera alcançar.

Sem um incentivo para manter o foco, é fácil deixar se levar um dia após o outro sem chegar mais perto de onde se almeja. O sucesso não vem por acaso. É preciso força de vontade e determinação. Se você não sabe qual é o plano, está apenas “chutando”.

#10: Aprenda a dizer não

“Não” é uma palavra poderosa que pessoas ultra-produtivas não têm medo de usar. Quando é hora de dizer não, elas evitam frases como “não sei se posso” ou “não tenho certeza”.

Dizer “não” a um novo compromisso honra seus compromissos existentes e lhe dá a chance de cumpri-los com sucesso. Dizer não, mesmo que para si mesmo, para ações que terão pouco resultado e não te ajudarão a chegar mais longe, também pode ser uma boa.

Quanto mais dificuldade você tem para falar “não”, maior a chance de se sentir estressado, sofrer de burnout ou mesmo depressão.

---